Правила приёмки товаров на склад: этапы, документы, расхождения

Точка сборкиФулфилмент и склад

23 августа 2026·5 мин·70 просм.

Правила приёмки товаров на склад: проверить сопроводительные документы, пересчитать количество мест и единиц, осмотреть упаковку на повреждения, сверить фактическое содержимое с накладной по артикулам, проверить качество и сроки годности, зафиксировать расхождения актом и разместить товар на хранение с внесением данных в учётную систему. Каждый этап документируется — без этого претензию поставщику предъявить невозможно.

Приёмка — единственный момент, когда можно поймать проблему до того, как она станет вашей. Недостача, брак или пересорт, не зафиксированные при поступлении, автоматически превращаются в убыток склада или продавца. Разберём этапы, документы и порядок действий при расхождениях.

Этапы приёмки: последовательность

Документы приёмки товара на склад

Базовый комплект, который должен приехать вместе с грузом:

• Товарная накладная или УПД — основной документ с перечнем и количеством.
• Транспортная накладная — подтверждает факт перевозки.
• Счёт-фактура — при работе с НДС.
• Сертификаты и декларации соответствия — для категорий, где они обязательны.
• Документы на маркировку — при поставке маркированного товара.

Со стороны склада оформляются:

• Акт приёмки — фиксирует фактически принятое количество и состояние.
• Акт о расхождениях — если факт не совпал с документами.
• Акт о браке — на позиции, не прошедшие контроль качества.

Акт приёмки товара на склад составляется в присутствии представителя поставщика или перевозчика, если расхождение выявлено сразу. При скрытой недостаче, обнаруженной при вскрытии, акт оформляется с фотофиксацией.

Сплошная или выборочная проверка

Глубина контроля определяется договором и историей поставщика.

Сплошная — проверяется каждая единица. Дороже и дольше, но необходима для новых поставщиков, хрупких товаров, электроники и категорий с высоким процентом брака.

Выборочная — проверяется процент от партии. Подходит для проверенных поставщиков со стабильным качеством. Если в выборке обнаружен брак выше порогового значения, проверка переводится в сплошную.

Экономика простая: сплошной контроль дороже на приёмке, но дешевле, чем возвраты и штрафы площадок. Как это считается на практике, разбирали в материале «Как склад помогает с возвратами по браку от производителя».

Что делать при расхождениях

Недостача

1. Приостановить приёмку и зафиксировать факт.
2. Пересчитать повторно с участием второго сотрудника.
3. Сфотографировать упаковку, пломбы, вложение.
4. Составить акт с точным указанием артикулов и количества.
5. Уведомить поставщика в срок, установленный договором.

Излишек

Оформляется актом так же, как недостача. Принимать лишний товар «по-тихому» нельзя: он не отражён в документах, а значит, юридически вам не принадлежит и создаёт расхождение в учёте.

Брак и повреждения

Бракованные единицы откладываются в отдельную зону с фотофиксацией каждого дефекта. Товар не размещается на хранение и не попадает в доступные остатки — иначе он неизбежно уедет покупателю.

Пересорт

Приехал не тот артикул: одного больше, другого меньше. Фиксируется как двойное расхождение — излишек по одной позиции и недостача по другой, чтобы поставщик мог корректно закрыть вопрос.

Приёмка на складе маркетплейса: отличия

Когда вы поставляете партию на площадку, приёмка идёт по её регламенту, и требования жёстче. Проверяется соответствие заявке, маркировка, читаемость кодов, упаковка и габариты. Отказ означает потерю слота и сдвиг сроков продаж. Подробный разбор — в статье «Приёмка по FBO».

Отсюда практический вывод: внутренняя приёмка на своём складе или у фулфилмент-оператора должна быть строже, чем у площадки. Всё, что вы не поймали у себя, поймают там — но уже с последствиями.

Типичные ошибки при приёмке

• Подписание документов до пересчёта. После подписи претензии почти не принимаются.
• Отсутствие фотофиксации. Нет доказательств — нет компенсации.
• Приёмка «по коробам» без вскрытия. Скрытая недостача обнаружится при отгрузке, когда доказать уже нечего.
• Смешение годного и брака. Бракованный товар попадает в остатки и уезжает покупателю.
• Пропуск сроков уведомления. Формальное основание для отказа поставщика.
• Отсутствие проверки сроков годности. Товар с коротким остаточным сроком зависает неликвидом.

Как выстроить приёмку на своём складе

1. Составьте чек-лист под каждую товарную категорию.
2. Определите глубину проверки по каждому поставщику.
3. Введите обязательную фотофиксацию расхождений.
4. Пропишите зону брака и правило: непроверенное не размещается.
5. Настройте внесение данных в учёт сразу при приёмке, а не в конце дня.
6. Закрепите сроки и порядок уведомления поставщика в договоре.
7. Ведите статистику расхождений по поставщикам — она показывает, с кем пора расставаться.

FAQ: частые вопросы о приёмке

В какой срок нужно предъявить претензию по недостаче?

Срок устанавливается договором поставки, и это одно из ключевых условий, на которое стоит смотреть при подписании. Для явных расхождений — обнаруженных при разгрузке — акт составляется сразу, в момент приёмки. Для скрытых недостач, которые выявляются при вскрытии упаковки, договором обычно предусмотрен отдельный, более длительный срок. Пропуск этих сроков — самая частая формальная причина отказа поставщика в компенсации.

Можно ли принимать товар без представителя поставщика?

Да, это стандартная практика: товар привозит перевозчик, а не поставщик. Но при обнаружении расхождений порядок действий должен быть закреплён в договоре — обычно это составление акта в одностороннем порядке с обязательной фотофиксацией и уведомлением поставщика. Некоторые договоры требуют вызова представителя или независимой экспертизы при расхождениях свыше определённой суммы.

Что важнее проверять: количество или качество?

Оба, но приоритет зависит от категории. Для мелкоштучного товара с низкой стоимостью критичнее точный пересчёт — потери накапливаются массой. Для техники, хрупких изделий и товаров со сроками годности важнее контроль качества: одна бракованная единица у покупателя стоит дороже, чем недостача нескольких штук. Оптимально — количественный контроль сплошной, качественный по риск-ориентированной выборке.

Вывод

Приёмка — это точка, где расходятся два сценария: проблема остаётся у поставщика или переходит к вам. Работают три вещи: пересчёт до подписания документов, фотофиксация любых расхождений и жёсткое разделение годного товара и брака.

Если хотите передать приёмку складу, который проверяет партии по чек-листу и документирует каждое расхождение, обсудите условия с командой Logistics Angels (logangels.com) — там ведут входной контроль с фотофиксацией и дают доказательную базу для претензий поставщику.

Полезные материалы по теме

• Как правильно провести инвентаризацию на складе: этапы и документы
• Склад ответственного хранения и ЭТрН: электронная накладная
• Фулфилмент-центр: как устроен склад и как выбрать оператора
• Что такое склад ответственного хранения и как выбрать оператора

Читайте также

Тарифные модели фулфилмент-складов: за что и как вы платите

Переезд от одного фулфилмент-оператора к другому без потери продаж

Аналитика склада: какие отчёты должен давать фулфилмент-оператор