Складской учёт товара — это система фиксации всех движений товара на складе: поступления, размещения, перемещения, отгрузки, возвратов и списаний. Задача учёта — в любой момент знать, сколько товара есть фактически, где именно он лежит и в каком состоянии. Ведётся он в учётной программе или системе управления складом, а первичные данные подтверждаются документами: накладными, актами приёмки, ведомостями.
Для продавца на маркетплейсе достоверный складской учёт решает конкретную проблему — оверселлы. Если данные в системе расходятся с реальностью, покупатель оформляет заказ на товар, которого нет, а отмена засчитывается продавцу и роняет рейтинг. Разберём, как устроен учёт, какие документы нужны и почему таблицы перестают работать при росте.
Что фиксирует складской учёт
| Операция | Что отражается | Документ-основание |
|---|---|---|
| Поступление | Приход товара от поставщика | Накладная, акт приёмки |
| Размещение | Привязка товара к месту хранения | Задание на размещение |
| Перемещение | Смена ячейки или зоны | Накладная на перемещение |
| Отбор и отгрузка | Выбытие товара со склада | Расходная накладная |
| Возврат | Поступление обратно от покупателя | Акт возврата |
| Списание | Брак, порча, утрата | Акт о списании |
| Инвентаризация | Сверка факта с учётом | Опись, сличительная ведомость |
Полнота этой цепочки и определяет достоверность остатков: пропущенная операция создаёт расхождение, которое накапливается и однажды всплывает при пересчёте.
Методы учёта: количественный и суммовой
Количественный отвечает на вопрос «сколько единиц и где». Это основа складской работы: сколько штук артикула лежит в конкретной ячейке.
Суммовой добавляет стоимость: сколько денег вложено в остаток. Нужен для управленческого учёта и расчёта налоговой базы — на УСН «Доходы минус расходы» закупочная стоимость списывается по мере продажи товара, и без суммового учёта корректно посчитать не получится.
Способы списания себестоимости
- FIFO — первым списывается тот товар, что поступил раньше. Наиболее распространённый вариант.
- По средней стоимости — усреднение по всем партиям на складе.
- По себестоимости каждой единицы — для уникальных и дорогих товаров.
Отдельно от списания себестоимости стоит принцип отгрузки FEFO — первым уходит товар с ближайшим сроком годности. Это не бухгалтерский, а складской принцип, критичный для продуктов, косметики и медизделий.
Адресное хранение
Ключевая технология, отличающая работающий склад от кладовки. Каждой ячейке присваивается код, и система знает, что именно и в каком количестве в ней лежит.
Что это даёт:
- товар находится за секунды, а не поиском по всему складу;
- сборка не зависит от того, какой сотрудник работает сегодня;
- нет «потерянного» товара, который числится, но не находится;
- возможна выборочная инвентаризация по зонам без остановки склада.
Без адресного хранения на объёме в тысячи позиций расхождения неизбежны. Как устроены зоны на складе — в материале «Фулфилмент-центр: как устроен склад».
Чем вести учёт
Таблицы
Работают на старте, когда позиций мало и все операции проходят через одного человека. Проблема в том, что таблица отражает не реальность, а то, что в неё внесли: любая забытая строка превращается в расхождение навсегда.
Товароучётные системы
Дают структуру: номенклатуру, приход, расход, отчёты, себестоимость. Подходят для управленческого и налогового учёта, но не управляют физическими операциями на складе.
WMS — система управления складом
Управляет самими операциями: формирует задания на размещение и отбор, фиксирует движения по сканированию штрихкодов, ведёт адресное хранение и партионный учёт. Ключевое отличие — данные вносятся не вручную, а сканированием в момент действия.
Именно это делает остатки достоверными: система фиксирует то, что физически произошло, а не то, что сотрудник собирался сделать.
Почему учёт «уплывает»
- Ручной ввод. Опечатки и пропуски накапливаются.
- Непроведённые документы. Товар приехал, но в системе его нет.
- Необработанные возвраты. Вернулись, но в остаток не попали.
- Списанный брак без отражения в учёте. Физически выбросили, в системе числится.
- Пересорт при отгрузке. По одному артикулу излишек, по другому недостача.
- Отсутствие резервирования. Товар в оформленном заказе всё ещё показан доступным.
Механики защиты от последнего пункта разобраны в статье «Автоматизация учёта остатков».
Инвентаризация как инструмент контроля
Разовая полная инвентаризация даёт точку отсчёта, но не устраняет причин расхождений. Работающий подход — циклический пересчёт: ходовые позиции проверяются часто, редкие реже, вся номенклатура проходит ротацию за квартал. Склад при этом не останавливается.
Порядок проведения, документы и разбор расхождений — в материале «Как правильно провести инвентаризацию на складе».
Учёт при работе с фулфилмент-оператором
Когда товар хранится на чужом складе, учёт ведётся на двух уровнях. Оператор ведёт складской учёт в своей WMS: адресное хранение, движения по сканированию, партии и сроки. Вы ведёте управленческий и налоговый учёт у себя: себестоимость, доходы, расходы.
Связующее звено — отчётность и обмен данными. Что должно быть настроено:
- доступ к остаткам в реальном времени, а не отчёт раз в месяц;
- автоматическая передача остатков на маркетплейсы;
- отчёты по операциям для сверки и учёта расходов;
- закрывающие документы на все услуги склада;
- возможность инициировать инвентаризацию своих позиций.
FAQ: частые вопросы
Обязателен ли складской учёт по закону?
Организации обязаны вести бухгалтерский учёт, частью которого является учёт товарно-материальных ценностей. ИП на спецрежимах от полноценного бухучёта освобождены, но обязаны вести книгу учёта доходов и расходов, а на режиме «Доходы минус расходы» — подтверждать себестоимость проданного товара документами. Плюс инвентаризация обязательна в ряде случаев, например при смене материально ответственного лица.
Можно ли вести учёт в таблице?
На небольшом объёме — да, и многие так начинают. Порог, за которым таблица перестаёт справляться, зависит не столько от количества позиций, сколько от числа операций в день и количества людей, работающих со складом. Как только операций становится больше, чем один человек успевает аккуратно вносить, начинаются расхождения — и обнаруживаются они обычно оверселлом.
Кто отвечает за недостачу на складе оператора?
Это определяется договором хранения: там прописываются зоны ответственности, лимиты компенсации, порядок фиксации расхождений и сроки предъявления претензий. Именно поэтому доступ к отчётности и право на инвентаризацию своих позиций стоит обсуждать до подписания. Порядок работы со спорными ситуациями — в статье «Претензии к фулфилмент-оператору».
Вывод
Складской учёт держится на трёх вещах: фиксации каждого движения товара, адресном хранении и регулярной сверке факта с системой. Таблицы работают до определённого объёма, дальше нужна система, где данные вносятся сканированием, а не вручную.
Если не хотите внедрять складскую систему своими силами, передайте склад оператору с готовой WMS. Команда Logistics Angels (logangels.com) ведёт адресное хранение со сканированием на каждой операции и даёт доступ к остаткам и отчётам по операциям.
Полезные материалы по теме
- Как считать оптимальный запас товара на складе: без дефицита и неликвида
- Как устроена приёмка товара на складе фулфилмента: пошагово
- Фулфилмент для ювелирки и бижутерии: учёт, сохранность, спецхранение
- Стикеровка и переупаковка товара: когда и зачем это нужно селлеру
Читайте также
Подпишитесь на рассылку
Полезные материалы о фулфилменте, работе с маркетплейсами и e-commerce — раз в неделю, без спама.