Как правильно провести инвентаризацию на складе: издать приказ с составом комиссии и сроками, подготовить склад и завершить все операции приёма-отгрузки, распечатать инвентаризационные описи с остатками по учёту, пересчитать товар по местам хранения силами комиссии, внести фактические данные в описи, сверить с учётными остатками, составить сличительную ведомость по расхождениям, разобрать причины и утвердить результаты приказом с проводками в учёте.
Главное правило, которое чаще всего нарушают: пересчёт ведётся «вслепую» — сотрудники не должны видеть учётные остатки до внесения фактических данных. Иначе вместо реального пересчёта получается подгонка цифр под систему, и смысл процедуры теряется. Разберём процесс по этапам.
Подготовка: что сделать до пересчёта
- Назначить комиссию. Минимум два человека, материально ответственное лицо присутствует, но не считает единолично.
- Издать приказ. Указать сроки, состав комиссии, объём проверки и причину инвентаризации.
- Завершить операции. Приёмка и отгрузка на время пересчёта останавливаются или ведутся в изолированной зоне.
- Навести порядок на складе. Товар разложен по местам, одинаковые артикулы не разбросаны по разным зонам.
- Обработать документы. Все накладные проведены в учёте, ничего не «висит» непроведённым.
- Подготовить описи. Распечатать бланки или подготовить ТСД без отображения учётных остатков.
Этап подготовки определяет качество результата. Если склад не разобран и часть документов не проведена, расхождения будут массовыми, но разбирать их станет невозможно — непонятно, где ошибка учёта, а где реальная недостача.
Виды инвентаризации: что выбрать
| Вид | Что охватывает | Когда проводить | Остановка работы |
|---|---|---|---|
| Полная | Весь склад целиком | Раз в год, при смене МОЛ, перед отчётностью | Да, склад останавливается |
| Выборочная | Отдельные группы или зоны | При подозрении на расхождения | Частично |
| Циклическая | Часть номенклатуры по графику | Постоянно, по ротации | Нет |
| Внезапная | Без предупреждения персонала | При подозрении на злоупотребления | Да |
Для действующего склада оптимальна циклическая схема: ходовые позиции пересчитываются часто, редкие — реже, работа не останавливается. Полная инвентаризация при этом всё равно нужна, но проходит она без сюрпризов. Подробнее о выборе периодичности — в материале «Инвентаризация на складе фулфилмента: зачем и как часто».
Как считать: порядок пересчёта
- По местам хранения, а не по списку. Комиссия идёт по ячейкам и фиксирует, что в них лежит, — так не пропустите товар, оказавшийся не на своём месте.
- Двойной счёт спорных позиций. Если цифра вызывает сомнение, пересчитывает второй участник комиссии независимо.
- Отдельно — зона брака и возвратов. Этот товар считается, но не смешивается с годным остатком.
- Товар в пути и на отгрузке учитывается отдельной строкой, чтобы не создавать ложную недостачу.
- Сканирование вместо ручного ввода. При работе с ТСД исключаются ошибки в артикулах.
Документы инвентаризации
- Приказ о проведении — основание процедуры, состав комиссии, сроки.
- Инвентаризационная опись — фактические остатки, заполняется в ходе пересчёта, подписывается комиссией.
- Сличительная ведомость — только позиции с расхождениями: учёт, факт, разница.
- Объяснительные — от материально ответственных лиц по выявленным расхождениям.
- Приказ об утверждении результатов — решение по недостачам и излишкам.
- Акт о списании — при списании недостачи или порчи.
Описи заполняются без помарок, исправления заверяются подписями всех членов комиссии. Незаполненные строки прочёркиваются — это защита от последующих дописок.
Что делать с расхождениями
Сначала — искать ошибку учёта
Большинство расхождений при первой инвентаризации оказываются не воровством и не потерей, а последствиями учётных ошибок. Типичные причины:
- непроведённые или проведённые дважды документы;
- пересорт: по одному артикулу недостача, по другому излишек ровно на то же количество;
- товар лежит не в своей ячейке и не был найден при пересчёте;
- возвраты, не оприходованные в систему;
- списанный физически брак, не отражённый в учёте;
- ошибки при приёмке — приняли меньше, чем провели по документам.
Затем — оформлять результат
Излишки приходуются, недостача в пределах норм естественной убыли списывается на расходы, сверхнормативная — взыскивается с виновных лиц либо списывается, если виновные не установлены. Каждое решение оформляется приказом.
Инвентаризация при работе с маркетплейсами
Для селлера инвентаризация решает конкретную задачу — достоверность остатков, которые уходят на площадки. Расхождение в системе означает либо оверселл и отмену заказа по вашей вине, либо упущенные продажи из-за занижённых остатков.
Особенность в том, что товар может находиться в нескольких местах одновременно: на своём складе, у фулфилмент-оператора, на складах разных площадок, в пути и в возвратах. Сводить эти данные нужно в единую картину, иначе инвентаризация одного участка ничего не даёт. Как выстроить такой учёт, разбирали в статье «Автоматизация учёта остатков».
Частые ошибки при проведении
- Пересчёт с открытыми учётными остатками. Люди подгоняют факт под систему.
- Инвентаризация без остановки операций. Товар движется во время пересчёта, данные не сходятся.
- Считает один человек. Нет контроля и подстраховки от ошибок.
- Не разобран склад перед началом. Товар в проходах и чужих ячейках не находится.
- Расхождения не разбираются. Цифры «выравниваются» в системе, причина остаётся, через месяц всё повторяется.
- Нет графика. Инвентаризация проводится только когда что-то пропало.
FAQ: частые вопросы об инвентаризации
Как часто нужно проводить инвентаризацию?
Полная — минимум раз в год, а также при смене материально ответственного лица, после чрезвычайных ситуаций и перед годовой отчётностью. Но для складов с активным товарооборотом этого мало: расхождения накапливаются за недели. Рабочая практика — циклический пересчёт, когда ходовые позиции проверяются ежемесячно или чаще, а вся номенклатура проходит ротацию за квартал.
Нужно ли останавливать работу склада?
При полной инвентаризации — да, иначе движение товара во время пересчёта сделает результат недостоверным. Циклическая инвентаризация проводится без остановки: пересчитывается ограниченная зона, операции по ней временно блокируются, остальной склад работает. Именно поэтому циклическая схема удобнее для действующего бизнеса.
Кто отвечает за недостачу?
Материально ответственное лицо, с которым заключён соответствующий договор, — если недостача превышает нормы естественной убыли и установлена его вина. При работе с фулфилмент-оператором ответственность определяется договором: там прописывают лимиты, порядок фиксации расхождений и компенсации. Как это устроено, разбирали в материале «Претензии к фулфилмент-оператору».
Вывод
Инвентаризация — это не разовое мероприятие ради отчётности, а инструмент контроля. Качество результата определяют три вещи: подготовка склада и документов до начала, пересчёт вслепую силами комиссии и обязательный разбор причин каждого расхождения. Без последнего пункта процедура превращается в формальность, а расхождения возвращаются.
Если не хотите останавливать продажи ради пересчётов, передайте склад оператору с адресным хранением и регулярной циклической инвентаризацией. Команда Logistics Angels (logangels.com) ведёт учёт в WMS со сканированием на каждой операции и предоставляет отчётность по остаткам в любой момент.
Полезные материалы по теме
- Правила приёмки товаров на склад: этапы, документы, расхождения
- Как считать оптимальный запас товара на складе: без дефицита и неликвида
- Как устроена приёмка товара на складе фулфилмента: пошагово
- Что такое WMS и зачем она нужна на складе фулфилмента
Читайте также
Подпишитесь на рассылку
Полезные материалы о фулфилменте, работе с маркетплейсами и e-commerce — раз в неделю, без спама.